Wenn Sie schon einmal an einer Messe teilgenommen haben, wissen Sie, was die grundlegenden Messestandkosten für die Messebeteiligung sind. Die Liste der Messewirtschaft kann u. a. umfassen:
- Standmiete / Standfläche
- Messestand / Display / Messemöbel
- Kosten für Montage und Demontage
- Speditions- / Transportkosten
- Audiovisuelle Unterstützung
- Reinigung
- Pflanzen / Blumen
- Elektrik / Internet
- Klempnerarbeiten
- Sicherheit
- Personal / Hostessen / Sprecher
Jetzt kommt der schwierige Teil: Jede Kategorie kann ihre eigenen Messestandkosten und Unwägbarkeiten haben, die – wenn sie übersehen werden – Ihre Budgetplanung und Ihre bisherigen Schätzungen zunichtemachen können.
Um eine möglichst genaue Schätzung der Kosten zu erhalten, müssen Sie Ihre Ausgaben für den Messebau genau unter die Lupe nehmen und herausfinden, welcher Bereich jeweils wie viel Einfluss auf die gesamten Messestandkosten hat. Hierfür haben wir im Folgenden zehn Bereiche zusammengestellt, die den größten Einfluss auf Ihre Budgets haben. Anhand dieser Bereiche lassen sich die Kosten für den jeweiligen Messeauftritt relativ gut kalkulieren:
Standmiete
Beginnen Sie mit den veranschlagten Kosten in Euro pro Quadratmeter. Lesen Sie den Vertrag aufmerksam durch. Möglicherweise erhalten Sie einen Preisnachlass, wenn Sie Mitglied des Verbandes sind, der die Messe veranstaltet. Bei verspäteter Zahlung können hingegen zusätzliche Gebühren anfallen. Bei den meisten beliebten Messen gilt: Je früher Sie sich anmelden, desto günstiger sind die Messestände. Planen Sie also Ihr Messejahr sorgfältig.
Anlieferung des Messestands
Wenn Sie eine große Standfläche und einen großen Messestand haben, können die Transportkosten sehr hoch sein. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Transportdienstleister um einen Kostenvoranschlag.
Messestand / Display
Ein neues Design und eine neue Konstruktion für einen Messestand sind in der Regel Investitionsausgaben, die sich erst über eine bestimmte Anzahl von Messen amortisieren. Hinzu kommen laufende Ausgaben für Änderungen der Grafik, kleinere Renovierungsarbeiten und Reparaturen sowie für Zubehör wie Beleuchtung und Absperrständer und vieles mehr.
Montage und Demontage des Messestands
Machen Sie sich von Anfang an mit Ihrem Messestand vertraut und werden Sie sich bewusst darüber, wie viele Stunden der Auf- und Abbau unter normalen Bedingungen dauert. Vorsicht: Nicht immer können Sie alle Aufgaben selbst erledigen. Unter bestimmten Umständen können Gewerkschaften beteiligt werden, die unterschiedliche Tarife verlangen. Dabei können einzelne Details knifflig sein – einige Kongresszentren verlangen z. B. gewerkschaftlich organisierte Arbeitskräfte für die Installation von Lampen oder das Anschließen von Steckdosen (oft bei B2B Messen). Erkundigen Sie sich also im Voraus, welche Arbeiten selbst übernommen werden können, z. B. per E-Mail.
Elektrik / Sanitär / Internet
In den meisten Fällen sind Sie an den offiziellen Anbieter gebunden, was insofern gut ist, als die Mitarbeiter, die die Arbeiten ausführen, mit der Halle und den verschiedenen Vorschriften vertraut sind. Die Arbeiten werden Ihnen dann allerdings in Rechnung gestellt. Evtl. können Sie hier noch ein wenig sparen, wenn Sie die gewünschten Leistungen im Voraus bestellen.
Frachtkosten für die Messeausstattung
Die Kosten in dieser Kategorie richten sich nach dem Gewicht der Fracht, zusätzliche Gebühren können für nicht verpackte Gegenstände anfallen. Achtung: Last-Minute-Sendungen von Teilen, Literatur und Produktprototypen können Ihr Budget drastisch belasten. Am meisten Geld sparen Sie, wenn Sie alles in eine einzige Sendung packen. Prüfen Sie die entsprechenden Rechnungen nach der Messe sorgfältig und beanstanden Sie etwaige Kosten, solange die Situation noch überschaubar ist.
Reinigung / Pflanzen / Bewachung
Denken Sie auch daran, dass die Reinigung in der Regel pro Quadratmeter und Tag (nicht pro Messe) abgerechnet wird. Einige Aussteller sparen Geld, indem sie künstliche Pflanzen anschaffen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch mehr als eine Messeteilnahme überdauern können.
Moderatoren / Hostessen / Sprecher
Je mehr Fachwissen und Reputation die von Ihnen gewählten Moderatoren, Hostessen und Sprecher haben, desto mehr werden Sie für die entsprechenden Dienste ausgeben müssen. Wenn Sie einen professionellen Personaldienstleister beauftragen, sollten Sie gemeinsam mit diesem versuchen, Mitarbeiter zu finden, die in der Nähe der Messe arbeiten, damit Sie die entsprechenden Reisekosten und Kosten für Übernachtung nicht bezahlen müssen.
