Ordnung ist das halbe Leben! Das haben uns schon unsere Omas und Mütter beigebracht. Das gilt heute noch – auch und gerade im Büro und für die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Je umfangreicher ein Zuständigkeitsbereich ist, desto wichtiger ist es, dass eine gewisse Ordnung herrscht. Diese kann durchaus den ganz persönlichen Erfordernissen entsprechen. Jeder legt das, was er von ab und zu bis ständig benötigt, am besten genau dort ab, wo er es selbst für logisch und sinnvoll erachtet. Aber: Was passiert im Falle eines Unfalls oder generell eines längeren Ausfalls?
In der Regel muss ein Kollege die entsprechenden Aufgaben übernehmen. Auch er muss durch die Ablage durchsteigen und Vorgänge sofort finden können. Eine gute Büroorganisation ist also zwingend erforderlich, um für einen reibungslosen Ablauf im Büro zu sorgen.
Büroorganisation: An die kleinen Dinge denken!
Was für die Ablage gilt, das gilt auch für benötigte Telefonnummern und Ansprechpartner, und zwar gleichermaßen intern wie extern. Diese müssen leicht auffindbar und in einen entsprechenden Zusammenhang zu bringen sein. Auch bestimmte Abläufe, wann beispielsweise die Post kommt und wem welche Vorgänge zur Bearbeitung vorgelegt werden, müssen jederzeit nachvollziehbar sein.
Die Büroorganisation ist stets nur so gut, wie im Zweifel jeder berechtigte Mitarbeiter über alle Vorkommnisse informiert ist oder sich die benötigten Informationen auf kurzem Wege verschaffen kann. Ein Kalender trägt maßgeblich dazu bei, dass Termine im Auge behalten und eingehalten werden. Er sollte immer genügend Platz für jeden Arbeitstag bieten, um neben der betreffenden Uhrzeit auch kurze Notizen zu vermerken.
Das probateste Mittel einer guten Organisation im Büro sind nach wie vor Ordner. Dabei kann es sich um die klassischen DIN-A4-Ordner handeln, die übersichtlich in einem Schrank oder Regal verstaut werden. Selbstverständlich erst, nachdem die Rücken der Ordner nachvollziehbar beschriftet wurden. Aber auch Pultordner mit unterschiedlichen Registern können die tägliche Arbeit maßgeblich erleichtern. Nach Alphabet oder Datum geordnet, werden Vorgänge mit einem Handgriff zutage befördert und können weiter bearbeitet werden. Sogenannte Ablagekästen (ebenfalls mit logischer Beschriftung) sorgen dafür, dass die Papierstapel auf dem Tisch zumindest erstmal sicher verstaut werden können.
Organisation elektronischer Akten und Daten
Nicht nur die physischen Akten und das sonstige Büroequipment benötigen ein gut strukturiertes Ordnungssystem, auch digitale Ordner und Dateien auf Rechnern müssen dementsprechend angelegt werden.
Dabei empfiehlt es sich, zunächst ein Hauptverzeichnis zu erstellen, das alle wichtigen Kategorien abdeckt, beispielsweise „Arbeit“, „Privat“, „Ausbildung/Studium“ oder „Projekte“. Innerhalb dieser Hauptordner sollten Unterordner nach Themen, Zeiträumen oder spezifischen Projekten erstellt werden. Eine klare Benennung der Ordner und Dateien sorgt dafür, dass der Inhalt eindeutig zugeordnet werden kann.
Tipp: Der besseren Übersicht wegen sollte man (sofern möglich) thematisch passende Firmendokumente und PDF zusammenfügen, zum Beispiel in Form von PDF-Scans, die man ganz einfach mit einer passenden Software erstellen kann. Datumseinträge im Format „JJJJ-MM-TT“ (Jahr/Monat/Tag) sind als Dateinamen enorm hilfreich, um die Daten chronologisch zu ordnen.
Darüber hinaus sollten verwandte Dateien immer in einem gemeinsamen Ordner gesammelt werden. Für temporäre Dateien oder Downloads bietet sich ein eigener Ordner an, der regelmäßig aufgeräumt wird, um unnötigen Speicherverbrauch zu reduzieren. Außerdem ist es sinnvoll, Dokumente und Multimedia-Dateien getrennt voneinander zu organisieren, dies erleichtert die Suche nach entsprechenden Inhalten. Und: Verknüpfungen zu häufig genutzten Ordnern oder Dateien auf dem Desktop bzw. ein eigener Favoritenordner sorgen für noch schnelleren Zugriff.
Das Ganze ist aber nur sinnvoll, wenn die Ordnerstruktur regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Unterstützend können Dateiverwaltungs-Tools oder Cloud-Dienste genutzt werden, die für Synchronisation und Backups zuständig sind und dabei helfen, Datenverlust vorzubeugen und die Ordnung aufrechtzuerhalten – auch bei der Nutzung auf mehreren Geräten.
Fazit
Eine gute Büroorganisation spart Nerven, Zeit und Geld. Das gilt sowohl für den physischen als auch für den digitalen Bereich. Mit den hier vorgestellten Tipps sollte es problemlos möglich sein, Akten und Daten so zu strukturieren, dass nicht nur der Anwender selbst, sondern auch Kollegen alles problemlos finden und nutzen können.
