Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und die Diskussion um das „New Normal“ nach der Pandemie ist in vollem Gange. Unternehmen setzen vermehrt auf hybride Modelle, die eine Balance zwischen Präsenz im Büro und mobilem Arbeiten ermöglichen. In diesem Zusammenhang gewinnt das Konzept des Desk Sharing, also der Nutzung von geteilten Arbeitsplätzen, zunehmend an Bedeutung.
Studien, wie die des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation, belegen den positiven Einfluss einer flexiblen Büroumgebung auf die Motivation und Leistung der Mitarbeitenden. Durch wechselnde Sitznachbarschaften werden Kreativität und Kollaboration gefördert. Gleichzeitig ermöglicht Desk Sharing eine effizientere Nutzung von Ressourcen und führt zu Kosteneinsparungen für Unternehmen.
Branchen wie IT, Medien und Telekommunikation setzen bereits erfolgreich auf Desk Sharing. Auch Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten oder einem hohen Anteil an Außendienstmitarbeitenden profitieren von diesem Konzept. Namhafte Beispiele wie Facebook und Google oder Technologieunternehmen im Silicon Valley zeigen, wie geteilte Arbeitsplätze die Innovationskraft fördern können.
Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, bedarf es klarer Regeln und Richtlinien. Eine Clean Desk Policy sorgt für aufgeräumte Arbeitsplätze, während Vereinbarungen zum Verhalten während Meetings und Pausen ein harmonisches Miteinander gewährleisten. Digitale Abläufe und eine einheitliche Ausstattung der Arbeitsplätze sind ebenso entscheidend wie die Berücksichtigung von Ergonomie und Arbeitsschutz.
In einer zunehmend vernetzten und dynamischen Arbeitswelt bietet Desk Sharing Unternehmen die Chance, Flexibilität und Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen. Es ist ein vielversprechendes Konzept, das die Anforderungen des New Normal erfüllt und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellt.
Einführung in das Konzept des Desk Sharing
Desk Sharing ist ein innovatives Arbeitsplatzkonzept, das in der modernen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es bezeichnet die effiziente Nutzung von Büroflächen durch die flexible Teilung von Arbeitsplätzen. Beim Desk Sharing verzichten Mitarbeitende auf einen fest zugewiesenen Schreibtisch und wählen stattdessen täglich einen freien Arbeitsplatz, der ihren Bedürfnissen und Aufgaben entspricht.
Was ist Desk Sharing?
Das Konzept des Desk Sharing basiert auf der Idee, dass nicht jeder Mitarbeitende ständig einen eigenen Arbeitsplatz benötigt. Durch die flexible Nutzung von Schreibtischen können Unternehmen ihre Büroflächen mehrfach nutzen und somit Kosten einsparen. Laut Studien können Unternehmen durch Desk Sharing bis zu 50% ihrer Büroflächen ungenutzt lassen, was erhebliches Einsparpotenzial für Betriebskosten mit sich bringt.
Ein Beispiel für Desk Sharing ist das sogenannte Hot Desking. Hierbei werden Arbeitsplätze nach dem „First come, first serve“-Prinzip vergeben. Mitarbeitende suchen sich jeden Tag einen freien Platz und räumen ihn am Ende des Arbeitstages wieder für den nächsten Nutzer frei. Dies fördert die Flexibilität und Zusammenarbeit im Unternehmen, kann aber auch zu Konflikten führen, wenn Arbeitsplätze knapp sind.
Entstehung und Entwicklung des Arbeitsplatzkonzepts
Die Idee des Shared Desk stammt ursprünglich aus der Marine und gewann in den 1980er Jahren in Großbritannien und den USA an Popularität. Mit der Digitalisierung und dem Wandel der Arbeitswelt hat sich das Konzept weiterentwickelt und an die Bedürfnisse moderner Unternehmen angepasst. Heute setzen immer mehr Firmen auf flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desk Sharing, um Kosten zu senken, die Zusammenarbeit zu fördern und den individuellen Anforderungen ihrer Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Im Juli 2019 konnten bereits 27 Prozent der Beschäftigten in Deutschland den Ort ihres Arbeitsplatzes im Unternehmen frei wählen.
Desk Sharing ist ein zukunftsweisendes Bürokonzept, das die Arbeitswelt nachhaltig verändern wird. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Flächen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kann Desk Sharing zu einem effektiven Instrument für die Gestaltung moderner Arbeitsplätze werden.
Vorteile von Desk Sharing für Unternehmen
Desk Sharing bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf die Kostenstruktur, die Arbeitsweise und das Betriebsklima auswirken. Durch die effiziente Nutzung von Büroflächen lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Unternehmen können durch Desk Sharing bis zu 30 % ihrer Kosten reduzieren, insbesondere in den Bereichen Büroflächen, Heizung und Strom.
Ein weiterer Vorteil ist die Förderung von Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter. Das Wechseln der Schreibtische und die Interaktion mit verschiedenen Kolleg:innen ermöglichen es den Beschäftigten, mit einer Vielzahl von Menschen und Arbeitsweisen umzugehen. Dies trägt dazu bei, eine Verbindung aufzubauen und ein größeres Einfühlungsvermögen zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen.
Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit
Desk Sharing fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Durch den engen Austausch zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen entstehen neue Lösungen und Problemlösungsansätze. Die erhöhte Interaktion führt zu einem verbesserten Informationsfluss und stärkt den Zusammenhalt im Team. Projektgruppen können sich effizienter bilden und ihre Aufgaben zielgerichteter bearbeiten.
Ein offeneres Arbeitsumfeld, in dem Führungskräfte näher am Team arbeiten, ermöglicht es ihnen, die täglichen Herausforderungen der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Die Flexibilität der Führungskräfte durch Desk Sharing fördert eine flachere Hierarchie und stärkt die Teamarbeit. Dies kann zu einer Steigerung der Produktivität beitragen, da Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt werden können.
Gleichberechtigung und Fairness am Arbeitsplatz
Desk Sharing trägt auch zur Gleichberechtigung der Mitarbeiter bei. Da alle Arbeitsplätze identisch ausgestattet sind, entfällt der Neid auf schönere Büros oder bessere Arbeitsplätze. Um dies zu gewährleisten, sollten 100 % der Arbeitsplätze einheitlich gestaltet sein. Höhenverstellbare Schreibtische und Stühle ermöglichen es, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und gesundheitliche Probleme zu vermeiden.
Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten wie Schließfächer, Rollcontainer oder Regale zur Verfügung stellen. Eine Clean-Desk-Policy sorgt für einen aufgeräumten Arbeitsplatz und erleichtert das Desk Sharing. Aus Hygienegründen sollte jeder Mitarbeiter mit einem eigenen Headset ausgestattet werden, unabhängig davon, ob die Kommunikation über stationäre Telefone oder Software erfolgt.
Herausforderungen bei der Umsetzung von Desk Sharing
Die Einführung von Desk Sharing bringt einige Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt. Um ein erfolgreiches Arbeitsplatzkonzept zu gewährleisten, müssen verschiedene Punkte berücksichtigt werden.
Gewährleistung der Ergonomie am Arbeitsplatz
Eine der wichtigsten Anforderungen bei der Arbeitsplatzgestaltung im Rahmen von Desk Sharing ist die Anpassungsfähigkeit an individuelle ergonomische Bedürfnisse. Arbeitgeber sind gemäß § 3a Abs. 1 S. 1 ArbStättV verpflichtet, Arbeitsstätten so einzurichten, dass Gesundheitsgefährdungen möglichst vermieden werden. Höhenverstellbare Schreibtische, flexible Bürostühle und justierbare Bildschirme sind unerlässlich, um den unterschiedlichen körperlichen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Sicherstellung der technischen Voraussetzungen
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, müssen alle geteilten Arbeitsplätze mit der notwendigen technischen Ausstattung versehen sein. Dazu gehören leistungsfähige Computer, zuverlässige Netzwerkverbindungen und die erforderliche Software. Ein funktionierendes Arbeitsplatz Buchungssystem ist ebenfalls von großer Bedeutung, um die Vergabe der Arbeitsplätze fair und transparent zu gestalten. Hierbei ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf das System haben und es auch nutzen können.
Ist eine elektronische Lösung zur Verteilung der Arbeitsplätze gewählt, muss der Zugriff aller Arbeitnehmer gewährleistet sein.
Akzeptanz bei den Mitarbeitern bekommen
Die Umstellung auf Desk Sharing kann bei Mitarbeitern zunächst auf Widerstand stoßen. Die tägliche Suche nach einem freien Platz und die Anpassung an wechselnde Arbeitsumgebungen können Stress und Unsicherheit auslösen. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubinden und ihre Bedürfnisse und Bedenken ernst zu nehmen. Regelmäßige Schulungen und ein offener Dialog tragen dazu bei, Vorbehalte abzubauen und eine positive Einstellung gegenüber dem neuen Arbeitsplatzkonzept zu fördern.
Insgesamt erfordert die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung der individuellen Anforderungen. Nur wenn ergonomische Arbeitsplätze, technische Voraussetzungen und die Akzeptanz der Mitarbeiter gewährleistet sind, kann das Konzept sein volles Potenzial entfalten.
Erfolgsfaktoren für die Einführung von Desk Sharing
Für eine erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing im Unternehmen ist es wichtig, einige entscheidende Faktoren zu berücksichtigen. Eine klare Kommunikation und der Einbezug der Mitarbeiter spielen dabei eine zentrale Rolle.
Bereits in der Planungsphase sollten die Beschäftigten aktiv mit eingebunden werden. Laut einer Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) hatten jedoch nur rund 30% der befragten Mitarbeiter die Möglichkeit, sich an der Planung des Desk Sharing-Konzepts zu beteiligen. Um die Akzeptanz zu erhöhen, ist es ratsam, die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft frühzeitig zu berücksichtigen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind klare Regeln und Betriebsvereinbarungen zum Desk Sharing. Dabei sollte auf Fairness geachtet werden – Ausnahmen für bestimmte Mitarbeitergruppen können schnell zu Unmut führen. In der IAG-Umfrage gaben 50% der Befragten an, dass es in ihrem Unternehmen Ausnahmen für Mitarbeiter und Führungskräfte gab. Transparente und für alle geltende Richtlinien sind daher unerlässlich.
Unternehmen, die flexible Arbeitsregelungen einführen, verzeichnen eine um bis zu 74% höhere Produktivität und rund 30% niedrigere Betriebskosten.
Zur Organisation des Arbeitsplatzwechsels bieten sich verschiedene Modelle an, wie beispielsweise ein verbindlicher Belegungsplan oder ein offenes System nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Ein elektronisches Reservierungssystem kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und Frustration bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Rund 60% der Befragten in der IAG-Studie zeigten sich mit dem Desk Sharing-Konzept in ihrem Unternehmen zufrieden – allerdings wünscht sich auch fast die Hälfte einen festen persönlichen Arbeitsplatz.
Nicht zuletzt spielen ergonomische Faktoren eine wichtige Rolle: 80% der Umfrageteilnehmer hatten Zugang zu höhenverstellbaren Schreibtischen und etwas mehr zu einem verstellbaren Bürostuhl. Eine einfache individuelle Anpassung des Arbeitsplatzes ist für das Wohlbefinden der Mitarbeiter unerlässlich. Unternehmen sollten außerdem klare Hygieneregeln für die gemeinsam genutzten Arbeitsmittel festlegen und kommunizieren.
Die Rolle von Desk Sharing in der hybriden Arbeitswelt nach Corona
Die Coronapandemie hat die Arbeitswelt grundlegend verändert und den Trend zum Homeoffice beschleunigt. Viele Unternehmen haben erkannt, dass eine Kombination aus Präsenzarbeit im Büro und flexiblem Arbeiten von zu Hause aus viele Vorteile bietet. In dieser neuen hybriden Arbeitswelt spielt das Konzept des Desk Sharing eine zunehmend wichtige Rolle.
Durch die Implementierung von Desk Sharing können Unternehmen ihre Büroflächen effizienter nutzen und Kosten einsparen. Eine Studie des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt zeigt, dass bereits zwei Drittel der Befragten räumlich flexibel arbeiten. Unternehmen wie Apple, Google und SAP setzen vermehrt auf eine Kombination aus Homeoffice und Präsenzarbeit im Büro.
Anpassung an veränderte Anforderungen und Bedürfnisse
Um den Herausforderungen der Post-Corona-Ära gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Arbeitsplatzkonzepte anpassen. Desk Sharing bietet hier eine flexible Lösung, die sich schnell an veränderte Arbeitslasten und Teamkonstellationen anpassen lässt. Durch den Einsatz von App-basierten Desk- und Raumbuchungssystemen kann eine effiziente Verwaltung der Arbeitsplatzressourcen gewährleistet werden.
„Desk Sharing fördert eine agile Arbeitskultur, in der schnelles Reagieren auf Veränderungen und spontane Meetings erleichtert werden.“ – Experteneinschätzung
Kombination von Homeoffice und Präsenzarbeit
Die Zukunft der Arbeit liegt in einem ausgewogenen Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit im Büro. Während das Homeoffice von vielen Beschäftigten als Ort für konzentriertes Arbeiten geschätzt wird, bietet die Präsenzarbeit im Büro Möglichkeiten für den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit im Team. Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsort je nach Aufgabe, Teamdynamik oder persönlicher Präferenz zu wählen.
Durch die Anpassung an die neuen Anforderungen und die Kombination von Homeoffice und Präsenzarbeit kann Desk Sharing dazu beitragen, die Bürokultur zu modernisieren, den Austausch zwischen den Mitarbeitenden zu fördern und die Arbeitswelt an sich verändernde Bedürfnisse anzupassen. Mit den richtigen Hygienekonzepten und einer offenen Kommunikation kann Desk Sharing ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche hybride Arbeitswelt nach Corona sein.
Desk Sharing
Desk Sharing ist ein innovatives Arbeitsplatzkonzept, das in Unternehmen wie Facebook bereits erfolgreich umgesetzt wird. Es bietet verschiedene Modelle und Ansätze, um den Anforderungen moderner Arbeitswelten gerecht zu werden und junge, kreative Mitarbeiter anzuziehen.
Unterschiedliche Modelle und Ansätze
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Desk Sharing in Unternehmen zu implementieren. Ein häufig verwendetes Modell ist das „Hot Desking“, bei dem die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich täglich einen freien Schreibtisch suchen. Eine Alternative dazu ist das „Zoning“, bei dem bestimmte Bereiche für verschiedene Abteilungen oder Teams reserviert sind.
Ein weiterer Ansatz ist das „Reverse Hot Desking“, bei dem die Mitarbeiter zwar keinen festen Schreibtisch haben, aber innerhalb eines zugewiesenen Bereichs flexibel wählen können. Dieses Modell ermöglicht eine bessere Teamzusammenarbeit und fördert den Austausch zwischen den Kollegen.
Best Practices und Praxisbeispiele
Unternehmen, die erfolgreich Desk Sharing eingeführt haben, berichten von Einsparungen bei den Raumkosten, Büroausstattungskosten und Energiekosten von bis zu einem Drittel. Gleichzeitig verbessert sich oft die interne Kommunikation, da die Mitarbeiter häufiger mit Kollegen aus anderen Abteilungen in Kontakt kommen.
„Durch das Desk Sharing wird die Hierarchie abgeflacht, da selbst Führungskräfte auf eigene Büros verzichten. Das fördert die Kommunikation und den Austausch zwischen allen Mitarbeitern.“
Ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Desk Sharing ist die Schaffung einer geeigneten Infrastruktur. Dazu gehören beispielsweise eine gute IT-Ausstattung, ausreichend Stauraum für persönliche Gegenstände und attraktive Gemeinschaftsflächen. Auch klare Regeln und eine transparente Kommunikation sind entscheidend, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu fördern.
Auswirkungen von Desk Sharing auf die Unternehmenskultur
Desk Sharing hat das Potenzial, die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen und eine offene, agile Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch den regelmäßigen Wechsel der Arbeitsplätze ergeben sich neue Möglichkeiten für den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Kollegen verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen.
Förderung von Agilität und Innovation
Die flexible Gestaltung der Arbeitsplätze beim Desk Sharing unterstützt agiles Arbeiten und fördert Innovationen. Mitarbeiter können je nach Aufgabe und Bedarf den passenden Arbeitsplatz wählen, sei es ein ruhiger Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten oder ein Bereich für kollaborative Teamarbeit. Unternehmen wie Lufthansa, Siemens und der ADAC haben bereits erfolgreich Desk Sharing-Konzepte umgesetzt, um die Produktivität und Selbstbestimmung ihrer Mitarbeiter zu steigern.
„Desk-Sharing fördert Zusammenarbeit und Kommunikation im Büro, stärkt die Teamdynamik und erleichtert das kollaborative Arbeiten.“
Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Ein gut durchdachtes Desk Sharing-Konzept kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, indem es verschiedene Anforderungen an den Arbeitsplatz berücksichtigt. Durch die Möglichkeit, den Arbeitsplatz flexibel zu wählen und sich mit Kollegen auszutauschen, wird die Kommunikation und das gegenseitige Verständnis gefördert. Dies kann dazu beitragen, Barrieren zwischen Hierarchien abzubauen und eine offene, kollaborative Unternehmenskultur zu schaffen.
Allerdings erfordert die Einführung von Desk Sharing auch eine sorgfältige Planung und Kommunikation, um Unsicherheiten und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Klare Regeln, eine benutzerfreundliche Buchungssoftware und ergonomische Arbeitsplätze sind wichtige Faktoren für den Erfolg und die Akzeptanz des Konzepts.
Technologische Lösungen zur Unterstützung von Desk Sharing
In der heutigen digitalen Arbeitsweise spielen technologische Lösungen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von Desk Sharing. Um den Mitarbeitern einen nahtlosen Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen zu ermöglichen, sind mobile Geräte wie Laptops unerlässlich. Darüber hinaus sollten Unternehmen über eine eigene Cloud-Infrastruktur oder einen Server verfügen, um den Zugriff auf wichtige Daten und Anwendungen von überall aus zu gewährleisten.
Einsatz von Buchungssystemen und Apps
Buchungssysteme und Apps erleichtern die Verwaltung und Zuteilung von Arbeitsplätzen im Rahmen des Desk Sharing-Konzepts. Anbieter wie Envoy, Eptura Workplace, Fischer & Kerrn, Flowscape und viele weitere bieten Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen an. Dazu gehören interaktive Arbeitsplatzkarten, Analysedaten zur Nutzung, Buchung über mobile Anwendungen oder Microsoft Outlook sowie visuelle Etagenpläne.
Die Einführung von Desk-Sharing-Software kann zu einer Kosteneffizienzsteigerung von bis zu 30% führen und die Produktivität um bis zu einem Arbeitstag pro Woche steigern.
Integration von Smart Office-Technologien
Smart Office-Technologien ergänzen das Desk Sharing-Konzept und verbessern die Nutzererfahrung. Beispielsweise ermöglichen Systeme wie Joan die Buchung von Schreibtischen und Parkplätzen über verschiedene Geräte. Logitech Raumbuchung bietet automatisierte Check-Ins und Statistiken zur Raumnutzung. Microsoft Places und Nspace kombinieren Desk Booking, Raumreservierung, Anwesenheitsplanung und Besuchermanagement in benutzerfreundlichen Apps.
Die Implementierung von Desk-Sharing-Software verursacht einmalige Kosten von etwa 10 Euro pro Arbeitsplatz und basiert oft auf einem Cloud-basierten SaaS-Modell (Software as a Service), das Anschaffungs- und Betriebskosten spart. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten zur Auslastung der Arbeitsplätze ermöglichen diese Lösungen eine optimale Ressourcennutzung und Planung.
Fazit
Desk Sharing hat sich als zukunftsweisendes Konzept für die moderne Arbeitsplatzgestaltung etabliert und bietet Unternehmen sowie Mitarbeitenden eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die effizientere Nutzung von Büroflächen können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden, während gleichzeitig die Flexibilität und Mobilität der Belegschaft gefördert wird. Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach individuellen Anforderungen zu wählen, steigert die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden und begünstigt Kreativität und Innovation im Team.
Allerdings gilt es, potenzielle Herausforderungen wie ergonomische Aspekte, technische Voraussetzungen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden sorgfältig zu berücksichtigen. Eine transparente Kommunikation über die Gründe und Vorteile des Desk Sharing Konzepts sowie die Einbeziehung einer Pilotgruppe können dazu beitragen, Erwartungen und Erfahrungen besser zu verstehen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Klare Richtlinien für die Nutzung der Arbeitsplätze und Schulungen zur Entwicklung der erforderlichen Fähigkeiten sind ebenfalls von großer Bedeutung.
