Treffen sich zwei Deutsche, gründen sie einen Verein! So lautet eine alte Redewendung, die auch heute noch immer wieder zu hören ist. Ganz so extrem ist es natürlich nicht, trotzdem gilt Deutschland als eines der Länder mit den meisten Vereinen. Kein Wunder: Das Vereinsleben steht für Geselligkeit, schöne Stunden, aktive Freizeitgestaltung und verbindet Menschen der verschiedensten Generationen.
Absolute Highlights sind dabei die Vereinsveranstaltungen. Aber nur, wenn sie professionell organisiert sind! Worauf hier zu achten ist, erklären wir in den folgenden Abschnitten.
Die Idee
Am Anfang einer jeden Veranstaltung steht die entsprechende Idee. Ist noch keine konkrete vorhanden, stellt die Ideensammlung einen guten Start zur Veranstaltungsorganisation dar. Dabei sollten möglichst alle Vereinsmitglieder einbezogen werden. Viele kleine, gute Ideen führen oft zu einem großen und produktiven Gesamtkonzept.
Das Konzept
Das Konzept für eine Veranstaltung sollte nach der Ideensammlung erarbeitet werden. Es ist eine Aufstellung für alle Aktivitäten, die in Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen. Die folgenden Punkte könnten Inhalt eines solchen Konzepts sein:
- Ziele: Was will man mit der Veranstaltung erreichen? Etwa Imageverbesserung, Mitgliederwerbung, Förderung von Geselligkeit / Kultur / Sport usw.
- Welche Art von Veranstaltung soll durchgeführt werden? Unter anderem Wettkampf, Wettbewerb, Jubiläumsfest, Kultur- oder Musikveranstaltung etc.
- Wer soll daran teilnehmen? Mitglieder, andere Vereine oder die Öffentlichkeit?
- Wann soll sie stattfinden? Entscheidend sind hier: Datum, Zeit, Ausweichdatum, Dauer (eintägig / mehrtägig)
- Wo wird die Veranstaltung durchgeführt? Eigene Anlage, fremde Anlage, Festplatz, Saal oder Halle.
- Wie soll die Veranstaltung finanziert werden? Über Erträge (Teilnahmegebühren, Eintrittsgelder, Festwirtschaft), über Sponsorenbeiträge, über Spenden oder aus der Vereinskasse.
Wirtschaftliche Überlegungen und benötigtes Equipment
Sind die Eckpunkte der Veranstaltung geklärt und steht das Konzept, muss ins Detail gegangen werden. Hierbei ist eine Erarbeitung eines Wirtschaftsplans sehr hilfreich. Dabei ist zunächst aufzulisten, welches Equipment benötigt wird und wie dieses finanziert werden kann. Dies fängt bei der entsprechenden Örtlichkeit an und geht weiter über Stühle für Events und sonstiges Equipment hin zum gesamten Gastronomiebereich.
Gerade Letzterer ist sehr umfangreich und oft schwer zu planen. Neben den grundsätzlichen Faktoren wie Umfang und Personal (Vereinsmitglieder oder Vergabe an Cateringservice) ist vorrangig die nötige Infrastruktur festzulegen. Hierzu zählen z. B. Zelte für die Besucher und Gastronomie, Stände, Bräter, Zapfhähne, Warmhaltemöglichkeiten, Geschirrspüler, Kühlschränke, Stromanschlüsse, Wasserzufuhr usw. Auch die Abfallentsorgung ist ein wichtiger Punkt. Es müssen ausreichend Mülleimer zur Verfügung gestellt, Reinigungsdienste organisiert und für die fachgerechte Entsorgung nach der Veranstaltung gesorgt werden.
Angebote einholen
Nachdem soweit alles geplant ist, kann es daran gehen, Angebote für die verschiedenen Programmteile einzuholen – also für Location, für die kulinarische Versorgung, für Personal, für Musik- oder Showgruppen, Anlagen, Technik usw. Stimmt das jeweilige Angebot, wird gleich ein Vertrag mit der jeweiligen Firma oder Gruppe vereinbart.
Apropos Angebote: Ein guter Tipp ist hier die gute alte Tombola, für die entsprechende Preise von örtlichen Unternehmen gestiftet werden können. Sollte bei einer Veranstaltung eine solche Tombola abgehalten werden, ist jedoch unbedingt auf die Bestimmungen des jeweiligen Bundeslandes zu achten. In manchen Bundesländern ist eine Tombola immer bewilligungspflichtig, in anderen nicht. Generell gilt, dass auch die Einnahmen der Tombola dem Vereinszweck dienen müssen. Mit dem Sammeln der Preise sollte so früh wie möglich begonnen werden. Weiter sind die Art der Verlosung (Lose, Glücksrad etc.) zu bestimmen und ein Verkaufsstand mit Präsentation der Preise einzurichten.
Und schließlich: Die Kinderunterhaltung nicht vergessen!
Auf eine gute Kinderbetreuung wird bei Veranstaltungen immer größerer Wert gelegt. Die Eltern können sich so uneingeschränkt auf die Veranstaltung konzentrieren und wissen ihre Kinder in guten Händen. Eine Kinderunterhaltung kann vom Verein selbst organisiert werden (z. B. Sackhüpfen, Malen, etc.), oder man gibt sie an spezielle Anbieter ab, die sich dann darum kümmern. Im letztgenannten Fall sollten jedoch unbedingt zuvor entsprechende Referenzen eingesehen werden.
